วิธีออกแบบตารางฐานข้อมูลที่ดีด้วย Excel

ลบ แก้ไข

วิธีออกแบบตารางฐานข้อมูลที่ดีด้วย Excel

คุณเคยสังเกตไหมว่า เวลาที่เราสั่งจัดเรียงข้อมูลหรือสร้างกราฟนั้น จำเป็นต้องเลือกพื้นที่ตารางข้อมูลทั้งหมดก่อนหรือไม่ ทำไมบางคนต้องเสียเวลาเลือกพื้นที่ตาราง เฉพาะส่วนที่ต้องการนำไปจัดเรียงข้อมูล แต่ทำไมบางทีไม่จำเป็นจะต้องเลือกพื้นที่ตารางก่อนก็ได้ เพียงแค่คลิกเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตารางที่เก็บข้อมูลไว้ จากนั้นสั่งจัดเรียงข้อมูลหรือนำไปสร้างกราฟได้ทันที แต่ไปๆมาๆวันนี้กลับมาใช้คำสั่งเดิมไม่ได้แล้ว ทำไม Excel เพี้ยนไปไม่ทำงานเหมือนแต่ก่อน

พฤติกรรมของ Excel ที่เปลี่ยนไปจากเดิม เกิดขึ้นเนื่องจากตัวตารางเก็บข้อมูลมีลักษณะผิดจากที่ควร เป็นฝีมือของผู้ใช้ Excel นี่แหละที่ไม่รู้จักวิธีออกแบบตารางฐานข้อมูลมาก่อน ซึ่งจากประสบการณ์จัดอบรมพบว่า ผู้เข้าอบรม Excel Expert Training แทบทั้งหมดไม่เคยทราบมาก่อนเลยว่า มีเงื่อนไขหลักการในการสร้างตารางข้อมูล พอนำปัญหามาปรึกษาจึงพบว่า ต้องย้อนกลับไปแก้ที่ต้นตอโดยจัดรูปแบบตารางและแก้ไขการแยกเก็บข้อมูล กลายเป็นงานใหญ่ให้ย้อนกลับไปแก้ไขกันทุก sheet ทุก file ให้ถูกต้องเสียก่อน

หลักการ 4 ประการต่อไปนี้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งของตารางฐานข้อมูล นอกจากจะทำให้ใช้เมนู Data ได้โดยไม่ต้องเสียเวลาเลือกพื้นที่ตาราง ยังช่วยให้ใช้สูตรจัดการฐานข้อมูล และที่สำคัญที่สุดเป็นพื้นฐานของโครสร้างฐานข้อมูลที่ดีอันจะนำไปสู่ความสอดคล้องกันของระบบฐานข้อมูลทั้งองค์กร ช่วยให้ใช้ข้อมูลกับโปรแกรมหลากหลายชนิดได้ต่อเนื่องกันด้วย

  • ตารางแยกเรื่องตามแนวตั้ง แยกรายการตามแนวนอน
  • หัวตาราง 1 row แต่หลายบรรทัดได้
  • ห้ามเว้นบรรทัด
  • ห้ามติดตารางฐานข้อมูลกับข้อมูลอื่น

Column ในแนวตั้งเรียกว่า Field ซึ่งในแต่ละ Field ใช้เก็บข้อมูลเรื่องเดียวกัน เช่น ใช้ Column A เก็บข้อมูลเกี่ยวกับรหัสประจำตัว (Id) และใช้ Column B เก็บข้อมูลเกี่ยวกับชื่อสินค้า (Name)

Row ในแนวนอนเรียกว่า Record หรือ รายการ ซึ่งแต่ละรายการประกอบด้วยเรื่องที่เกี่ยวข้องกันของรายการหนึ่งๆ เช่น รายการแรกประกอบด้วย Id : a001, Name : aaa, และ Amount : 100

บรรทัดแรกของตารางใช้เป็นหัวตาราง (Field Name หรือ Column Header) อธิบายกำกับแต่ละ Field ว่าเป็นเรื่องอะไร ให้ใช้ Row เดียวเท่านั้น หากต้องการแสดงหลายบรรทัดให้กดปุ่ม Alt+Enter เพื่อจัดคำขึ้นบรรทัดใหม่ใน Row เดิมนั้น เช่น พอพิมพ์คำว่า Amount เสร็จแล้วให้กด Alt+Enter เพื่อพิมพ์คำว่า Baht ในอีกบรรทัดหนึ่ง จากนั้นให้กด Enter อีกครั้งเพื่อรับข้อมูลหัวตารางลงไป ซึ่งหากไม่จำเป็นแล้ว แนะนำให้ใช้คำสั้นๆเป็นหัวตารางและใช้ Row เดียวบรรทัดเดียวจะช่วยให้ใช้ Excel ทำงานได้สะดวกขึ้น


ทั้งหัวตารางและข้อมูลของรายการใน Field หนึ่ง ซึ่งจะเป็น Field ใดก็ได้ ต้องบันทึกใน Row ติดต่อกันไป ห้ามเว้น Row อย่างเด็ดขาด โดยทั่วไปใน Field แรกซ้ายมือสุดมักใช้เก็บเลขที่รายการ หรือเลขที่บัญชี หรือรหัส หรือวันที่ สำหรับกำกับแต่ละรายการ ซึ่งย่อมจะต้องบันทึกติดต่อกันไปอยู่แล้ว ส่วนข้อมูลใน Field อื่นจะว่างเว้นบางเซลล์ก็ได้

เมื่อเรียกใช้คำสั่งบนเมนู Excel จะแยกแยะหัวตารางออกจากรายการแรกได้อัตโนมัติ โดยพิจารณาจากลักษณะของข้อมูลที่บันทึกไว้ เมื่อรายการแรกมีเซลล์หนึ่งเป็นตัวเลข แตกต่างจากหัวตารางซึ่งเป็นตัวอักษร แต่ถ้าข้อมูลเป็นตัวอักษรทั้งหมดเช่นเดียวกับหัวตาราง ยกตัวอย่าง เช่น เมื่อเรียกใช้เมนู Data > Sort จะถือว่าไม่มีหัวตารางไว้ก่อน และจะถามกลับมาให้เรากำหนดต่อไปว่า Row แรกถือเป็น Column Header หรือไม่

พื้นที่ตารางฐานข้อมูลตั้งแต่ A1:C5 ต้องไม่ติดต่อกับข้อมูลอื่นใดในเซลล์ซึ่งติดกับตาราง A1:C5 เพื่อให้ Excel สามารถกำหนดขอบเขตของตารางฐานข้อมูลซึ่งมีพื้นที่ติดต่อกันไปได้ชัดเจน ช่วยให้เราไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเลือกพื้นที่ตารางทั้งหมด

หากจำเป็นต้องมีชื่อรายงานหรือมีหัวตารางหลาย Row ให้เว้น Row ระหว่างหัวตาราง Row เดียว กับชื่อรายงานหรือหัวตารางหลาย Row ไว้ จากนั้นจะจัดรูปแบบและออกแบบหัวตารางที่ต้องการอย่างไรก็ได้ เสร็จแล้วจึงซ่อน Row ซึ่งไม่ต้องการให้เห็น


เมื่อจัดทำชื่อรายงานและปรับรูปแบบหัวตารางแล้ว Hide Row 4-5 ออกไปจะได้ตารางแบบที่ต้องการ

ตารางฐานข้อมูล VS ตารางรายงาน

หลัก 4 ประการข้างต้นเป็นข้อกำหนด ที่จะละเลยไม่ได้เป็นอันขาดในการออกแบบตารางฐานข้อมูล ตรงกันข้ามกับผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่ ซึ่งมักออกแบบตารางเก็บข้อมูลของตนตามแบบรายงานที่ต้องการพิมพ์ บางคนลอกข้อมูลจากรายงานมาพิมพ์กรอกลงไปในเซลล์ จากนั้นค่อยสร้างสูตรเพิ่มเติม แล้วดัดแปลงรูปแบบในตารางเดิมนั่นแหละให้มีรูปร่างหน้าตาตามหน้ากระดาษรายงานที่ตนต้องการ พฤติกรรมเหล่านี้เองที่ทำให้ไม่สามารถใช้ Excel จัดการฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้จะเป็นวิธีที่ดูง่ายและสะดวกดี ไม่เห็นมีปัญหาอะไร แต่เมื่อข้อมูลมีปริมาณมากขึ้นหรือมีความซับซ้อนมากขึ้น จึงจะพบในภายหลังว่าเริ่มมีข้อจำกัดเกิดขึ้นมากขึ้นเรื่อยๆ และเมื่อวิเคราะห์ปัญหาก็จะพบว่า สายเกินไปเสียแล้วที่จะใช้ข้อมูลเดิมให้เกิดประโยชน์สนองตอบต่อความต้องการใหม่ๆที่เพิ่มขึ้น ต้องเสียเวลาสร้างฐานข้อมูลใหม่กันตั้งแต่ต้นทีเดียว

เราควรนำความสามารถของ Excel ในการ Link ข้อมูลข้าม Sheet หรือ File มาใช้ให้เป็นประโยชน์ โดยแยกเก็บข้อมูลแต่ละประเภทออกเป็นตารางแยกออกจากกัน อาจแยกเก็บต่าง Sheet หรือต่าง File กันก็ได้ จากนั้นจึงสร้างสูตร Link นำข้อมูลที่ต้องการจากตารางฐานข้อมูลที่จัดเก็บแยกกันนั้น มาคำนวณหรือจัดสรุปเป็นตารางรายงานที่ต้องการ ซึ่งจะช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลและลดขนาดของ File ลงไปได้มาก เมื่อต้องการนำข้อมูลเรื่องใดมาใช้ จึงค่อยสร้างสูตร Link ไปนำข้อมูลนั้นมาใช้ ไม่จำเป็นต้องจัดเก็บข้อมูลซ้ำๆกันไว้เพียงเพื่อเผื่อว่าจะใช้ข้อมูลนั้นเมื่อใดก็ไม่รู้

ควรเริ่มต้นจากแยกตารางฐานข้อมูลจัดเก็บข้อมูลประเภทต่างออกจากกัน หากข้อมูลมีมากก็อาจแยกตารางเก็บเป็น File เฉพาะเรื่องนั้น และถ้าต้องนำข้อมูลผ่านขั้นตอนการคำนวณอีกหลายขั้นหลายตอน ควร link ข้อมูลมาใช้ตามหลักของ I-C-O กล่าวคือ ให้ส่งต่อข้อมูลจาก I=Input หรือตารางฐานข้อมูล มาที่ C=Calculate หรือตารางสูตรคำนวณ และเมื่อได้ผลลัพธ์แล้วจึงส่งต่อข้อมูลออกไปแสดงยัง O=Output หรือตารางรายงานในที่สุด


ตารางฐานข้อมูล

ใช้สำหรับเก็บข้อมูลโดยตรง ไม่จำเป็นต้องกำหนด Format ให้กับเซลล์ใดๆเพื่อช่วยลดขนาดของ File ที่ไม่จำเป็นออกไป ควรแยกเซลล์รับตัวแปรซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขให้เห็นชัดเจนแล้วใช้คำสั่ง Format > Cells > Protection > ตัดกาช่อง Locked ออกไป แล้วตามด้วยคำสั่ง Tools > Protection > Protect Sheet


ตารางสูตรคำนวณ

ใช้สำหรับจัดลำดับการคำนวณทีละขั้น เพื่อสามารถตรวจสอบที่ไปที่มาและเทียบผลกับคำตอบได้สะดวก หากต้องการปกปิดสูตรไม่ให้เห็นสูตรแสดงออกมาบน Formula Bar ให้เลือกเซลล์สูตรแล้วใช้คำสั่ง Format > Cells > Protection > กาช่อง Hidden แล้วตามด้วยคำสั่ง Tools > Protection > Protect Sheet


ตารางรายงาน

ใช้จัดรูปแบบตามหน้าเอกสารที่ต้องการพิมพ์ โดยพยายามสร้างตารางเลียนแบบหน้ากระดาษเพียงหน้าเดียว จากนั้นใช้สูตร Link ดึงคำตอบที่ต้องการจากรายงานหน้าต่างๆมาแสดงในตารางหน้าเดียวนี้แล้วจึงสั่งพิมพ์ข้อมูลหน้านั้นออกไปใช้ จะช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลาและลดขนาด file ได้อย่างมากเพราะไม่จำเป็นต้องจัดเตรียมพื้นที่นับร้อยนับพันบรรทัด เพียงเพื่อจะสั่งพิมพ์แยกทีละ 20-30 บรรทัดต่อหน้าไปเรื่อยๆจนพิมพ์ครบทุกหน้า

 




โดย หมูน้อย ดูบทความของฉันทั้งหมดที่นี่
วันที่ 3 พ.ย. 50 17:18 น.
เนื้อหานี้เปิดอ่านแล้ว 72,926 ครั้ง


ความคิดเห็นทั้งหมด (เปิดดู 72,926 ครั้ง ตอบ 1 ครั้ง)

ลบ แจ้งลบ
โดย Chakree Wongphun
IP : 202.143.129.***

แสดงความคิดเห็นของท่านที่นี่


เรื่องที่เกี่ยวข้อง